Dokumentenverwaltung: Paperless-ngx v1.10.0 veröffentlicht (2024)

caschy

Hallo, ich bin Carsten! Ich bin gelernter IT-Systemelektroniker und habe das Blog 2005 gegründet. Baujahr 1977, Dortmunder im Norden, BVB-Fan und Vater eines Sohnes. Auch zu finden bei X, Threads, Facebook, LinkedIn und Instagram.

1. Jens Meyer says:

   28. November 2022 um 17:03Uhr

   Für die erstmalige Installation kann ich die Seiten von Mariushosting empfehlen! Der spezialisiert sich auf Installationen via Portainer/Docker auf Synologys und die Installatiionen klappen auf Anhieb und sind sehr einfach upzudaten.

   • el flojo says:

     28. November 2022 um 20:04Uhr

     Kann ich nur unterstreichen. Bei Marius gibt es in der Richtung echt ne Menge zu entdecken

     • Paul says:

       28. November 2022 um 22:57Uhr

       Ja, Marius ist große klasse. Auch im Synology Blog wird er mittlerweile anerkannt und oft erwähnt.
       Über Google sowieso. Würde mich über mehr deutsche in seinem Discord freuen.

       Ich habe noch diese Anleitung gemacht, und so landen die Dokumente sofort dort. Alles automatisiert. =)

       https://www.digitalisierung-mit-kopf.de/blogs/anleitungen/direkt-vom-iphone-in-paperless-ngx-scannen-synology-nas

2. P says:

   28. November 2022 um 17:07Uhr

   Ein interessantes Projekt in jedem Fall. Gibt es auch die Möglichkeit mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Berechtigungen anzulegen?

   • Roman says:

     28. November 2022 um 18:39Uhr

     Bisher nein! Der Wunsch wurde in der Community aber schon mehrfach geäußert und es wird wohl auch bereits an einer möglichen Umsetzung gearbeitet.

   • Jens Meyer says:

     28. November 2022 um 19:02Uhr

     Ja Berechtigungen sind unter Administration… entweder Gruppenberechtigungen oder aus Benutzerbasis. Das ist jetzt bereits drin!

3. Thomas D. says:

   28. November 2022 um 19:06Uhr

   Leider fehlen noch ein paar Kleinigkeiten beim Verarbeiten von Daten: emails Thunderbird/Outlook und Excel/Word
   Ansonsten schon eine tolle Platform.

   • Jens Meyer says:

     29. November 2022 um 05:58Uhr

     Word, Excel-Dateien geht..alles bei Mariushosting zu finden.Ebenfalls das Abpollen von Mailpostfächern. Angehängte PDF können automatisch übernommen werden.

     • thomas d. says:

       29. November 2022 um 07:56Uhr

       See Also

       Setup - Paperless-ngxUsage Overview — Paperless-ng 1.5.0 documentationSetup — Paperless-ng 1.5.0 documentationPaperless-ng: Korrespondent, Dokumenttyp und Tags richtig verwenden

       Angehängte pdfs in mails funktioniert gut, aber word & excel funktioniert nicht. Mails muß ich zuerst als pdf drucken, bevor ich sie hochladen kann. Da gibt es noch Verbesserungspotential.

       • thomas d. says:

         29. November 2022 um 11:53Uhr

         Ich bin der Sache nochmals auf den Grund gegangen. Der Fehler wird wie folgt beschrieben: Troubleshoot: If you get the “Error while converting document to PDF: 503 Server Error: Service Unavailable for url: http://gotenberg:3000/forms/libreoffice/convert” – This is usually due to the server being “down” for scheduled maintenance or due to a heavy traffic load that prevents it from properly serving all incoming requests. You need to wait until the server is back up again.

         Nur das meine DS918+ nicht ausgelastet ist. Hätte jemand einen workaround?

         • Dominic says:

           2. Dezember 2022 um 23:29Uhr

           Hallo Thomas,
           Ich habe es auch mit der Anleitung von Marius Hosting installiert, aber bei mir hat es, mit dem gleichen Fehler, nie sauber funktioniert. Ich habe es dann nochmal weggeschmissen und mit dieser Anleitung https://deployn.de/blog/paperless-synology/ neu installiert. Und seit dem geht es ohne Probleme. Die ist auch noch ein bisschen umfangreicher.

4. Martin says:

   28. November 2022 um 19:10Uhr

   Mir ist das Projekt schon öfter über den Weg gelaufen. Aktuell scanne ich alles in einen Ordner und benenne die Dateien nach dem Schema „YYYY-MM-DD_Dokumentenname“.

   Von dem Schema will ich nur ungern abweichen, da es unabhängig von jeglicher Software ist.
   Beißt sich das mit Paperless-ngx? Kann ich meine bisherige Struktur behalten und Paperless-ngx kommt damit zurecht?

   • Tom says:

     28. November 2022 um 19:45Uhr

     Es legt alle Dateien als Original ab, ich glaube auch mit dem originalen Namen. Sozusagen ein Upload Archiv. Dazu wird dann die Datei dupliziert, umbenannt und in eine Ordnerstruktur gespeichert. Das ist dann die Datei, die angezeigt wird.

   • RegularReader says:

     28. November 2022 um 20:00Uhr

     Paperless-ngx legt die Dateien ebenfalls mit einem Ordner-/Dateinamenschema ab, das man vorgeben kann. Das ist unter anderem ein Grund, warum ich mich dafür entscheiden habe. Selbst wenn die Software komplett abraucht, finde ich meine Dateien wieder und kann direkt im Dateisystem darauf zugreifen.

   • el flojo says:

     28. November 2022 um 20:11Uhr

     Wie Regular Reader schon geschrieben hat, geht das problemlos. Hab das vorher auch genauso gemacht wie du und lass es jetzt von Paperless so machen. Du musst halt einmal alles durch Paperless jagen (kann am Anfang ne Menge sein, aber das System lernt auch mit, was grandios ist). Anschließend werden die Dateien genau so abgelegt, wie du das möchtest. Kann man ziemlich granular einstellen: https://paperless-ngx.readthedocs.io/en/latest/advanced_usage.html#file-name-handling

     Den Ordner, in dem die Dateien so schlummern, kann man dann auch wunderbar mit Cloud Sync oder Hyper Backup(bei ner Synology) irgendwohin sichern und im Zweifel einfach wie vorher drauf zugreifen.

5. M says:

   28. November 2022 um 21:35Uhr

   Wie viel RAM braucht man da. Hab es gehostet und bei manchen Dokumenten (z.B. 8 Seiten mit sehr viel Text) braucht das OCR sehr lange. Hab 2 GB RAM auf meinem Gerät.

6. 3 of 8 says:

   28. November 2022 um 21:43Uhr

   Hmm … ein Fork von einem Fork. Paperless scheint unter keinem guten Stern zu stehen.

   Ich mache es bisher wie es hier im Blog mal kommentiert wurde: Ich benenne die Dokumente nach einem festen Namensschema (Datum_Absender_Betreff_Tags.pdf) und lege sie auf mein NAS ab. Scanns werden mittels OCR durchsuchbar gemacht. Zur Not kann ich das immer noch zu Paperless importieren, wenn ich denn mal dazu komme es aufzusetzen.

   • Paul says:

     28. November 2022 um 23:00Uhr

     Es gibt gerade eine große neue Version und du redest von einem schlechten Stern?
     Es funktioniert. Das Ding verwenden Millionen Menschen zuverlässig auf der Welt. Es ist nur nicht modern. Ich hab es mit 4 anderen vergleichen. Es ist immer noch besser.

     • 3 of 8 says:

       29. November 2022 um 09:18Uhr

       Ich habe doch selber geschrieben, dass ich überlege Paperless(-ngx) einzusetzen. Momentan brauche ich es allerdins noch nicht. Möglicherweise ändert sich das noch. Dass es schlecht oder unzuverlässig ist, habe ich nicht geschrieben.

       Wenn es allerdings schon zwei Entwickler nicht geschafft haben, das Projekt am Leben zu halten, sieht das eher nicht gut aus. Paperless-ngx gibt es auch erst seit Mai. Immerhin ist das Projekt recht aktiv, bleibt zu hoffen, dass es so bleibt.

       • Aki says:

         29. November 2022 um 17:52Uhr

         Die „Vorgänger“ wurden jeweils von einer Einzelperson verwaltet, da kann das Leben schon mal dazwischen kommen. Beiträge von anderen gab es in der Zeit einige, die wurden dann aber nicht eingepflegt. Der neue Fork wird nun von einer ganzen Gruppe verwaltet, da ist es weniger schlimm, wenn ein einzelner ausfällt.

         • Maurice says:

           29. November 2022 um 18:51Uhr

           See Also

           Configuration — Paperless-ng 1.5.0 documentation

           Viel relevanter ist doch die Tatsache, dass man von paperless-ngx nach paperless-ng oder paperless wechseln kann, sollte es also irgendwann paperless-ngxx geben, kann man sicher mit export/import auch dahin wechseln. Man verliert also nichts, wenn paperless-ngx irgendwann eingestellt werden würde.

           • Thomas says:

             30. November 2022 um 22:40Uhr

             Wenn das Projekt komplett stirbt, verliert man zwar keine Dateien, was man aber verliert ist die persönliche Ordnung. Man kann mit Paperless meines Wissens nach unmöglich sowas nachbilden wie
             ./Arzt/Zahnahrt
             ./Arzt/Augenarzt
             ./Rechnungen/Mobilfunk
             ./Rechnungen/Internet
             …

             In „Mobilfunk“ will ich beispielsweise alle meine Mobilfunkrechnungen haben. Egal ob ich jetzt 2014 bei Congstar und dann 2016 bei Vodafone und seit 2018 bei 1&1 bin.
             Ich kann mir höchstens sowas bauen wie „correspondant/year/month“ oder vielleicht sogar auch „tag/year/month“ (dann darf ich aber auch immer nur einen Tag verwenden), aber eben nicht eine komplette frei definierbare Ordnerstruktur. Und vielleicht will ich auch nicht, dass wenn ich 1x in 5 Jahren was bei Mediamarkt bestelle, dass dann ein eigener Ordner „Mediamarkt/2020/03“ angelegt wird sondern das Dokument eben einfach in „Rechnungen/2020“ verschoben wird.

             Das ganze „Problem“ wurde hier auch auf Reddit diskutiert: https://www.reddit.com/r/selfhosted/comments/vxqvh9/paperlessngx_is_not_what_i_thought_it_was/. Für diese Zwecke ist Paperless eben einfach grundsätzlich nicht geeignet und soll es wahrscheinlich auch gar nicht sein.

             Die oben genannten Punkte sind ist natürlich gar kein Problem solange Paperless gepflegt wird, aber ich sehe das ähnlich wie „3 of 8“. Ich habe in den letzten Jahren schon etliche Open Source Projekte und Libraries sterben sehen und Paperless (n(g(x))) ist eben *kein* Projekt was zig Millionen Menschen nutzen und eine riesen Community hat, wie beispielsweise ein LibreOffice. Dafür muss man sich nur mal die Insights von Paperless ngx ansehen und man wird merken, dass das Projekt aktuell zu 95% von zwei Personen („shamoon“ und „stumpylog“) gepflegt wird.

             • Dominic says:

               2. Dezember 2022 um 23:36Uhr

               Schaut euch bitte unbedingt noch „Papermerge“ an und installiert es mal parallel. Ich habe momentan beides zum Test laufen und bin noch gänzlich unentschlossen bei welchem DMS ich bleibe.

             • Tom says:

               3. Dezember 2022 um 12:46Uhr

               Thomas, hast du das mal als Diskussion im GitHub Repo angebracht und darauf hingewiesen oder nach einer Lösung gefragt?

               Das muss ja gar nicht bewusst nicht unterstützt sein, sondern es hat vielleicht einfach noch niemand soweit gedacht und darauf hingewiesen. Das hört sich aber nach einem interessanten Anwendungsfall an.
               Würde ich auf jeden Fall mal anmerken oder nachfragen.

     • Tom says:

       3. Dezember 2022 um 13:00Uhr

       Paul, wie meinst du das denn genau mit „nicht modern“?

       Überlege es auch auszuprobiere.
       Mich würde daher auch interessieren mit welchen du es verglichen hast und warum es trotzdem heraussticht. Freue mich über deine Antwort!

7. GooglePayFan says:

   29. November 2022 um 01:14Uhr

   Gibt es eine Möglichkeit Dateien irgendwie per Mail direkt an Paperless ngx zu schicken?

   Damit könnte ich mehre Multifunktionsscanner praktisch in je 30 Sekunden einbinden…

   • fahrer17 says:

     29. November 2022 um 07:21Uhr

     Japp, funktioniert:
     https://paperless-ngx.readthedocs.io/en/latest/usage_overview.html#imap-email

     Ich habe noch das originale paperless zu laufen und hoffe, bald mal die Zeit zum Umstieg zu finden… :-/

   • Dennis says:

     29. November 2022 um 07:48Uhr

     Jep: https://paperless-ngx.readthedocs.io/en/latest/usage_overview.html#imap-email

8. Thomas says:

   29. November 2022 um 07:03Uhr

   Funktioniert bei jemandem die Demo? Ich komme da einfach nicht auf die Seite.

   • Jemand Anders says:

     29. November 2022 um 08:24Uhr

     404 page not found

9. DerIch says:

   29. November 2022 um 07:55Uhr

   Schade das es immer noch keine iOS App gibt

   • Thomas says:

     29. November 2022 um 22:57Uhr

     PAPERLESS_APP funktioniert bei mir zumindest insoweit, dass ich auf die Dokumente in Paperless-ngx zugreifen kann, upload lief bis jetzt nicht einwandfrei, hab das aber auch nur kurz von unterwegs angetestet… Insofern zum upload noch keine finale Aussage möglich…

   • Paul says:

     30. November 2022 um 00:58Uhr

     Es gibt eine die von einem freien Entwickler perfekt daran angepasst wurde.

     https://apps.apple.com/de/app/ocr-scanner-quickscan/id1513790291

     Damit fotografiere ich die blätter, diese werden wie eingestellt nachbearbeitet und dankzusagen als PDF in den Consumer Ordner hochgeladen.

     Bin Amateur und hab da eine Anleitung im Synology Forum gefunden. Hab alles nachgedacht. Funktioniert sehr zuverlässig und effizient. So schnell habe ich das noch nie erlebt.!!!

10. Stef says:

    29. November 2022 um 09:52Uhr

    Hallo zusammen! Kann mir mal jemand einen Tipp geben? Ich habe damals Paperless-ng nach dieser Anleitung installiert: https://stadt-bremerhaven.de/dokumentenverwaltung-paperless-ng-mit-docker-auf-einem-synology-nas-installieren/
    Nun würde ich gerne auf Paperless-ngx wechseln. Im Netz habe ich den Hinweis gefunden, dass man nur einen Pfad in docker-compose.yml ändern muss. Dieses wurde in der Anleitung allerdings gar nicht erstellt. Gibt es dennoch einen einfachen Weg zu wechseln?

    • Martin says:

      29. November 2022 um 10:59Uhr

      docker-compose.yml ist eine Konfigurationsdatei, um Docker Container zu beschreiben. Du hast aber nach einer Anleitung installiert, die docker-compose.yaml nicht nutzt. Daher kommst du damit nicht weiter.
      Ohne Synology zu kennen, müsstest du an dem Punkt, an dem in deiner Anleitung das Skript erstellt wird, beide „paperless-ng“ durch „paperless-ngx“ ersetzen.

      Achtung – der von dir verwendete Container wird von linuxserver.io betreut. Die haben das letzte Mal auf 1.8 aktualisiert. Bei denen auf der Seite steht „Deprecated“ am Container. Dann solltest du zwar paperless-ngx nutzen, aber langfristig solltest du deinen Container umziehen.

      • Michael says:

        29. November 2022 um 11:51Uhr

        Habe glaub das selbe Problem.
        Hast du eine Ahnung, wie ich auf einen anderen Container umziehen kann?
        Habe es schon mit der Anleitung von Marius versucht, allerdings habe ich dann wieder ein leeres paperless.

    • Sylvio says:

      29. November 2022 um 11:15Uhr

      Versuch mal diese Anleitung:
      https://mariushosting.com/how-to-install-paperless-ngx-on-your-synology-nas/

      • Stef says:

        29. November 2022 um 11:39Uhr

        Danke euch beiden! Dann werde ich das wohl neu aufsetzen.

11. Stwo says:

    29. November 2022 um 19:20Uhr

    Hi…habt ihr eine Idee ob man das auch irgendwie auf nem Qnap Nas zum laufen bringt oder besser noch auf nem Mac mit M1 ? Danke!

    • Thomas says:

      29. November 2022 um 22:59Uhr

      Läuft hier auf nem QNAP NAS in Docker seit über einem Jahr (gestartet mit Paperless-NG) einwandfrei. Muss via Docker-compose aufgesetzt werden!

12. Alexander Weis says:

    30. November 2022 um 11:23Uhr

    Ich hab mir seinerzeit ecoDMS auf meinem Synology NAS installiert und bin sehr zufrieden. Kostet nur wenig, aber ist sehr ausgereift.

    • thomas d. says:

      30. November 2022 um 12:01Uhr

      Vor ein paar Jahren hatte ich mich auch an ecoDMS versucht. Leider Null Support und daher habe ich es gelassen. Viel Zeit verloren. Schade.

13. Markus Jülich says:

    1. Dezember 2022 um 10:18Uhr

    Ich habe leider ein Problem mit dem Update von Version 1.9. Ich benutze Portainer und habe den Paperless-Container über Edit bearbeitet und das Image neu laden lassen. Ich habe Autoremove aktiviert, was wahrscheinlich ein Fehler war. Zumindest hat nach dem Update alles funktioniert, Version 1.10 was aktiv. Gestern Abend war aber der Paperless-Container verschwunden, das Image allerdings noch vorhanden. Redis, Gotenberg etc. läuft alles noch. Gibt es eine Möglichkeit, nur diesen einen Container neu zu installieren? Oder muss ich wirklich alles komplett neu installieren? ich habe Angst, dass meine Datenbank nicht mehr gefunden wird und ich alles neu bearbeiten muss. Zum Glück bleiben ja die Dokumente in den Ordnern erhalten

    • Ulf says:

      1. Dezember 2022 um 17:50Uhr

      Wenn Du Deine docker-compose so lässt wie sie ist und den ganezn Stack in Portainer neu startest, sollte er den paperless-Container doch neu erstellen?

14. Markus Jülich says:

    5. Dezember 2022 um 13:59Uhr

    Mir hat es jetzt gelungen, Paperless NGX neu zu installieren, allerdings musste ich meine gesamten Dokumente neu erkennen und bearbeiten, da ich nicht mehr an die Datenbank heran kam. Dabei ist irgendwo mittendrin die Variable PAPERLESS_FILENAME_FORMAT aus meiner Installation verschwunden (wie auch immer), so dass ein Teil der Dokumente jetzt vernünftig in Ordnern abgelegt ist und benannt ist, ein großer Teil jedoch einfach im Hauptordner liegt mit einer Nummer als Dateinamen. Es gibt doch eine Möglichkeit, die Dokumente ein zweites Mal automatisiert zu taggen oder nicht?. Wie stelle ich das an?
    vielen Dank für die Hilfe